قم بالمزيد في وقت أقل.
من خلال أداة "المستندات"، ستجد كل شيء تحتاج إليه في المكان الصحيح على الفور، كما يمكنك تتبع جميع الملفات الخاصة بك وعدم فقدان أحدها،و يتم تنظيمها وتخزينها في مكان واحد وآمن.
مستندات أودو
قم بتوفير الوقت عند تسجيل الفواتير، ومسح العقود، واعتماد المستندات، وكنْشركة لا تعتمد على الأوراق مطلقًا.
إعادة ابتكار نظام إدارة المستندات
انتقل إلى النهج اللاورقي.
باستخدام مستندات اودو, يمكنك بسهولة مشاركة المستندات الممسوحة ضوئيًا وإرسالها وتصنيفها وأرشفتها. يمكنك أيضًا إنشاء مستندات الأعمال مثل فواتير البائعين والمهام وأوراق المنتجات للتصنيع.
قم بتبسيط تدفق الأعمال الخاصة بك
يمكنك الاستفادة من عملية اعتماد وتحكم وتحقق متكاملة تمامًا، إلى جانب الأنشطة والمحادثات وقواعد العمل، للتأكد من تنفيذ الشخص المناسب لكافة الأعمال في الوقت المناسب.
بوابة البريد الإلكتروني
باستخدام بوابة البريد الإلكتروني ، يتم إنشاء الفواتير تلقائيًا من مستند ممسوح ضوئيًا أو مباشرةً من البريد الإلكتروني للمورد.
تعاون مع فريقك وعملائك
قم بتعيين المستندات لزملائك أو عملائك أو البائعين. شارك الملفات والمجلدات العامة مع عملائك ، ودعهم يستوردون المستندات مباشرة.
تنفيذ العمل بسلاسة مع نظام أودو للتوقيع
لا تضيع الوقت في طباعة ومسح المستندات التي يجب على الشخص التوقيع عليها. بدلاً من ذلك ، قم بتعيينهم للشخص المناسب ، وقم بتوقيعهم إلكترونيًا وأرسلهم مباشرة.
قم بمعالجة المستندات دفعةً واحدة
يمكنك تنفيذ أكثر من مهمة في الوقت ذاته من خلال طلب الموافقات وتغيير المجلدات ووسم العديد من الملفات وتحديدها مرة واحدة بدلاً من القيام بكل واحدة على حدة.
مدمجة مع تطبيقات أودو
تم دمج المستندات مع تطبيقات اودو الأخرى. تعقب إصدارات الخطط وأوراق العمل باستخدام إدارة دورة حياة المنتج، وإنشاء فواتير الموردين بنقرة واحدة بمساعدة الذكاء الاصطناعي في المحاسبة أو إنشاء مهام من مستندات معينة.
شاهد كم من الوقت بإمكانك أن توفر
استخدم الحاسبة التفاعلية أدناه وقدّر عدد المهام اليدوية المتعلقة بالمستندات التي تقوم بها أنت أو موظفيك كل شهر
كم عدد المستندات (عقود/اتفاقيات عدم إفصاح) يتم التوقيع عليها؟
40
كم من المرات يجب على الأشخاص البحث على مستند؟
50
كم من المرات يجب على الأشخاص طلب مستند؟
30
كم عددالفواتير التي تُسجّل؟
70
كم عدد الأشخاص الذين يتم التعاقد معهم؟
10
(على معدل شهري)
قم بالتوفير
40.9hours/ شهر
90.4%توفير الوقت
بالنسبة للمهام، على سبيل المثال،يستطيع تطبيق المستندات القيام بأكثر من ذلك!
كيفية أستخدام هذه الطريقة الحسابية؟
- توقيع العقود
- اعثر على المعلومات
- إدارة المعرفة
- فاتورة البائع
- عملية التوظيف
قم بالمزيد في وقت أقل.
من خلال أداة "المستندات"، ستجد كل شيء تحتاج إليه في المكان الصحيح على الفور، كما يمكنك تتبع جميع الملفات الخاصة بك وعدم فقدان أحدها،و يتم تنظيمها وتخزينها في مكان واحد وآمن.
من قبل
| طلب معلومات من مقدم الطلب (رقم الضمان الاجتماعي، اليوم الأول من العمل، وما إلى ذلك) | 6 دقائق |
|---|---|
إعداد عقد التوظيف، باستثناء ملف PDF، وإرساله إلى مقدم الطلب | 15 دقيقة |
استلام نسخة موقعة من مقدم الطلب والرد على البريد الإلكتروني وطباعتها | 5 دقائق |
إذهب إلى مكتب المدير، وقاطعه (2x)، واطلب توقيعه | 15 دقيقة |
قم بتسجيل العقد. امسح المستند الموقّع من قِبل كليهما، ثم أرسله إلى مقدم الطلب، ثم حمّله في DMS | 3 دقائق |
أرسل عقدًا موقعًا بالكامل إلى شركة الرواتب | 1 دقيقة |
اليوم الأول: الاجتماع لقراءة سياسات الشركة، وطباعة ومسح المستندات الموقعة | 35 دقيقة |
الإجمالي: 78 ثانية |
من بعد
| اضغط على "إرسال عرض" استنادًا إلى النماذج | 20 ثانية |
|---|---|
مراجعة مقدم الطلب ,إدخال المعلومات وتوقيع العرض | 0 ثانية |
يمكن للمدير توقيع المستند | 45 ثانية |
انقر على “إرسال سياسات الشركة” | 10 ثواني |
- | - |
- | - |
- | - |
الإجمالي: 75 ثانية |
قبل
| اسأل العملاء عن معلومات العقد (العنوان ، الأسماء ، ...) | 2 دقيقة |
|---|---|
صياغة العقود مع معلومات العميل استنادًا إلى النماذج | 4 دقائق |
أرسل العقود ليوقعه العملاء | 2 دقيقة |
استلام العقود الموقعة وطباعتها | 5 دقائق |
ابحث عن الرئيس التنفيذي أو المدير للتوقيع | 5 دقائق |
مقاطعة الرئيس التنفيذي/المدير | 10 دقائق |
قم بمسح العقد الموقع من الطرفين | 5 دقائق |
أرسل العقد لكلا الطرفين | 1 دقيقة |
أرشفة | 1 دقيقة |
الإجمالي: 33 دقيقة | |
بعد
| أرسل النموذج إلى العميل والمدير | 1 دقيقة |
|---|---|
يقوم العميل بتسجيل بياناته والتوقيع | 0 ثانية |
يتمكن المدير من التوقيه إلكترونياً بضغطة واحدة | 1 دقيقة |
يحصل الجميع على نسخة، ويتم فهرسة المستند وتخزينه | 0 ثانية |
- | - |
- | - |
- | - |
- | - |
- | - |
الإجمالي: 2 دقيقة |
قبل
| أثناء تسجيل دفعة، يفتقد المحاسب إيصالاً | 30 ثانية |
|---|---|
أرسلْ رسالة عبر البريد الإلكتروني للاستفسار عن الإيصال، وسجل ذلك في قائمة المهام للمتابعة | 60 ثانية |
بعد أسبوعين، ارسل برسالة تذكيرية لتحصل على الإيصال | 30 ثانية |
يرسل الموظف صورة من الإيصال عبر البريد الإلكتروني | 60 ثانية |
بمجرد استلام الفاتورة ، أعد فتح برنامج المحاسبة لتسجيل النفقات | 120 ثانية |
قم بتخزين الإيصال في نظام إدارة المستندات أو طباعته | 0 ثانية |
اعثرْ على دفعة السداد واربطها بالإيصال المفقود | 90 ثانية |
الإجمالي: 390 ثانية |
بعد
| قم بإرسال طلب “مستند مفقود” بشأن الإيصال 0021/2018 | 20 ثانية |
|---|---|
يتم تشغيل المتابعة تلقائيًا | 0 ثانية |
يقوم الموظف بتحميل صورة الفاتورة | 60 ثانية |
تتم معالجة الإيصال تلقائيًا (الذكاء الاصطناعي) وتخزينه في المكان الصحيح | 0 ثانية |
يمكن للمحاسب ان يتحقق من صحة وتوافق الإيصالات على دفعات | 20 ثانية |
- | - |
- | - |
الإجمالي: 100 ثانية |
قبل
| قم بمقاطعة مهمتك الحالية للحصول على الشعار الذي تحتاجه | 60 ثانية |
|---|---|
أرسل رسالة عبر الإلكتروني إلى مصممك | 65 ثانية |
يرسل المصمم الشعار إليك | 70 ثانية |
بعد مرور يوم: إقرأ الرساله، قم بتحميل الشعار، ثم واصل مهمتك. | 60 ثانية |
الإجمالي: 225 ثانية |
بعد
من قبل
| سجّلْ 50 فاتورة يدويًا | 37 دقيقة |
|---|---|
طلب التحقق/التحقق من صحة 10 فواتير (مسح، إرسال عبر البريد الإلكتروني، انتظر الرد) | 22 دقيقة |
تخزين الفواتير وفهرستها | 3 دقائق |
- | - |
- | - |
الإجمالي: 62 دقيقة |
من بعد
| قم بمسح 30 فواتير ورقية | 2 دقيقة |
|---|---|
تقوم عملية البريد الإلكتروني بمعالجة 20 فاتورة نيابة عنك | 0 ثانية |
Al عملية تقوم بمعالجة جميع الفواتير نيابة عنك | 0 ثانية |
التحقق من صحة 50 فاتورة مسجلة مسبقًا | 7 دقائق |
اطلب التحقق من 10 فواتير (بضغطة واحدة، مع المتابعة التلقائية) | 3 دقائق |
الإجمالي: 12 دقيقة |
المميزات
الوثائق
معاينة
معاينة عبر الإنترنت لمعظم أشكال الملفات: بي دي اف PDF، صور أو فيديو.
الدردشة
ناقش على الوثائق، قم بتنبيه الأشخاص أو ابتكر أنشطة جديدة لكي تبقي المتابعة على أنشطة الوثيقة.
روابط
قم بتحميل ملفات اعتيادية، أو قم بإنشاء وثائق كروابط (كملفات وثائق جوجل Google Docs).
المالكين & وجهات الإتصال
قم بتعيين وثائق للمستخدمين، أو العملاء أو الموردين، أو وثائق اودو (كالفواتير، والمهام، والمنتجات...إلخ).
نظم
ملفات
مصنفات هرمية التراتب تسمح بتعريف مساحة العمل والتي تمتلك مجموعتها الخاصة من العلامات والإجراءات.
العلامات
ضع إشارات متعددة لهيكلة عدة وثائق لكل ملف
مصادر
الوثائق المتصلة بمصادر (فواتير، مهام) مدمجة بنظام إدارة الوثائق.
مرشحات سلسة
عرف مرشحاتك الخاصة واحفظ الأكثر استخداماً منها في المرشحات المفضلة التي يمكنك مشاركتها مع الآخرين.
قم بفصل ملفات البي دي اف PDF.
قم بفصل صفحات بي دي اف PDF متعددة إلى عدة وثائق; وهذا مفيد جداً عند إجراء المسح الضوئي للوثائق غلى دفعات.
العمل بمجموعات
اوسم، عاين أو قم بإطلاق إجراءات على مجموعة من الوثائق مرةً واحدة لكي تعمل على دفعات.
أرشفة
إمكانية أرشفة أو حذف الوثائق. للحماية، يجب أن يتم أرشفة أي وثيقة قبل حذفها.
حقوق الوصول
حقوق الوصول قابلة للتعديل بسهولة لكل مجلد على حدة.
تعاون
شارك الملفات.
قم بمشاركة وثائق لاقتراح ولوج لمستخدمين خارجيين (مع أو بدون تسجيل الدخول) واسمح لهم بتحميل وثائق جديدة
شارك المستندات
قم بمشاركة عدة وثائق من العملاء / الموردين لتسهيل عملية التعاون. ضع تاريخ صلاحية على الملفات التي تمت مشاركتها.
بوابة البريد الإلكتروني
اسمح للمستخدمين بإنشاء وثائق عبر إرسال رسائل بريد إلكتروني. قم بتعريف القواعد الخاصة بذلك لوضع العلامات والمصنفات الخاصة بالملفات أوتوماتيكياً وذلك على حسب البريد الإلكتروني.
سير العمل
إجراءات معدلة.
قم بتعريف إجراءات تلقائية للمصنفات، جهات الإتصال أو المهمات: ابتكر وثائق، عالج الفواتير، وقِع، نظم الملفات...إلخ.
مقفل / محرر
إماكنية إغلاق أي ملف لإنذار بقية المستخدمين بأن ملف معين قدم تم تعديله.
طلبات المستند.
إمكانية إنشاء "وثائق مفقودة" وتنظيمها كوثائق لغرض تذكير أياً من كان للقيام بتحميلها.
عملية تحققية
أنجز عملية تحقق معدلة بسهولة مع علامات وإجراءا تلقائية.
التكامل
ادارة المشروعات
بإمكانك إنشاء مهمات من الوثائق ببعض الضغطات (مثال: تحويل مواصفات المهمات).
التوقيع الإلكتروني
وثائق اودو المدمجة مع توقيع اودو لتوقيع الوثائق أو طلب التوقيع بنقرات قليلة.
فواتير الموردين
انشئ فواتير المورد من ملف PDF أو وثائق صورية بضغطة واحدة. محرك الذكاء الصناعي سيقوم بمعالجة الفواتير ذاتياً.
إدارة دورة حياة المنتج
ادمج الوثائق مع تطبيع تطبيق دورة حياة المنتج PLM لتتبع صيغ الخطط أو ورقة العمل على نموذج المنتج، أو طلبات تغيير الهندسة.